浅谈三体系内审员提高自身审核水平

三体系内审员,既是企业管理体系建立实施的策划者和参与者.又是企业管理体系实施运行的实行者和引导者;既是企业管理体系实施情况的审核评价者,又是预防、纠正措施的实施者和监督验证者。内审员在企业内既是相对独立的专业人员,又要同企业的管理人员、内部相关部门、体系覆盖的相关方和第三方认证机构等打交道。这就要求内审员必须要具有常识全面、经验较丰富、技术熟练、全面准确、客观公正、应变自如的素质,对内审员的表达能力、观察能力、分析判断能力和组织协调能力等均有较高的要求。

就如何提高内审员自身的审核水平.谈以下几点要求:吃透体系标准、了解企业特点、熟悉工作程序、善于沟通协调、重在持续改进。

一、吃透体系标准

是指对所在企业采用的管理体系标准及相关标准的规定要求有较全面的了解。要吃透标准就必须多参加培训,加强自学。IS0 9001、IS0 14001、0HSAS l8001等标准看似简单,其实要真正学懂弄通、会用,并不那么容易,非下番功夫不可。因为这些标准产生在科学技术先进和经济发达的工业国度里.有较高的要求和较丰富的内涵。这三类标准均有相同的管理体系原理,是建立在这样几种基本的思想基础之上的,即:一是“过程”的思想,这是一个极其重要的概念.这三类标准就是建立在“所有的工作都是通过过程来完成的”这样一种认识基础之上的;二是文件化的思想.有效的质量、环境、职业健康安全管理体系是正规化的.正规化的前提是文件化,有了文件化的制度,企业的管理才能有据可依、有章可循;三是管理者推动,和顾客(相关方)推动的思想,这三类标准均强调了管理者和顾客(相关方)的作用。从而能够保证整合管理体系的有效运行和持续改进;四是规范化而不是统一化的思想,视企业不同的生产经营状况、各种过程并非要求统一模式控制,无论过程如何控制,最终必须达到这三类标准的规范化要求;五是突出过程控制(包括质量、环境因素和危险源控制)和预防为主的思想。

二、了解企业特点

主要指要了解企业的产品技术、设备装置、工艺特点或水平、组织机构和市场、学问背景等。对照标准判断所在企业是属于硬件型、App型、流程性材料型或服务型中的哪一类型企业。有些企业的产品并不是单一的.而是多品种的综合型企业.但可抓住企业主要矛盾和特征进行判定。在建立体系时要照顾到企业其他类型属性的要求,策划编制体系手册和程序文件以及管理制度等。一般讲.企业现有的组织机构往往是贯标前早就存在的.不可能完全按标准的要求重新设置,因而其职责范围与体系要素要求难以一一对应,这就给质量管理和环境因素、危险源控制职责的分配和落实带来一定的困难.如一个部门可能对应几个要素或一个要素涉及几个部门的职能。企业采用的办法是在相关程序文件中规定一个主要职能部门和明确几个相关职能部门加以共同解决,防止扯皮和推诿。

三、熟悉工作程序

一是指内审员要熟悉建立、运行和审核管理体系的方法和步骤;二是指内审员要熟悉运行和审核体系的主要依据——企业的体系手册和各类管理制度等。要明白内审员在体系审核中应做什么、怎么做.就应首先弄明白什么是审核。审核是为获得审核证据并对其进行客观的评价.以确定满足审核准则的程度所进行的系统的、独立的并形成文件的过程。三体系审核的目的主要是验证管理体系的有效性、适宜性和充分性.评价是否采取持续改进或纠正预防措施。审核成败的关键在于审核是否是客观的、系统的和独立的活动。

内审工作的主要程序是:提出审核一成立审核组一制定审核计划一编制检查清单一首次会议一现场审核一末次会议(同时开具不符合报告)一编制审核报告一跟踪审核(进行纠正措施并验证)等九个主要阶段。要达到预期的审核目的,就必须做到独立、公正地开展审核活动。审核常用的方法是抽样检查.但在抽样时,要素不能抽样,部门不能抽样。由于活动过程的网络性.以部门为中心进行抽样时.要兼顾部门三体系职能活动所涉及的其他相关要素:以要素为中心进行抽样时.要兼顾要素所涉及的其他相关部门。缺乏内审经验的新手,最好采用以要素为中心的检查方法;相反内审经验较丰富的审核员.不妨采用以部门为中心的抽样检查方法。比较而言.采用以部门为中心进行现场检查,难度较大。因为。一个部门的体系职能不是单一的.而要涉及到多种体系要素.在审核中要捕捉或抽取一个部门的多种活动的样本就比较分散.因此内审员必须事先准备好审核检查清单.不要忽视任何一种主要的职能,要多方面收集事实材料.并做好记录。

四、善于沟通协调

工作中,内审员要同企业管理层、各基层部门和认证机构等打交道.工作中经常碰到需要沟通的问题,因为每个人对标准的理解不一致.有时候会导致对某项问题的意见分歧。尤其是在内审中.常常会遇到审核某部门主管的情况,此时就需要审核员多加注意审核技巧,在提问和沟通时应当语气缓和。循序渐进.逐步引导思路趋向标准文件的规定和要求.这样受审核方才会更好的配合完成内部审核并意识到审核员所提出问题的重要性。

五、重在持续改进

企业所进行的体系内部审核.其内审检查清单.大都按部门加要素审核的方式进行的。以体系标准、手册和程序文件为依据。结合企业实际情况.在全面抽样的基础上,重点审核有关生产过程三体系要素的运行情况。由于企业多年的习惯,如有关文件的审批权限和发放没有严格的规定.有些部门不清楚作废文件、部门文件和外来文件具体的定义和范围,多数是一发了事,不作追踪控制.作废文件也不及时收回和标注作废标识,甚至销毁.以至于在文件控制方面管理较乱。内审就是要检查、发现和纠正这些方面的不良行为习惯,加强企业的基础管理工作。如记录.有些部门不清楚有多少记录属于受控记录.记录控制到底控制什么,对记录的的项目格式随意修改等问题,通过内审发现这些问题,下达了不符合报告,制定了相应的纠正措施并实施,通过内审意识到.记录是体系有效实施的客观凭证,必须同体系控制程序一样严格管理;再如环境因素和危险源的控制情况。


各部门均采取了一定的控制方式.但控制效果如何,是不是监测其控制情况,往往容易被忽略,其实过程控制固然重要.它是控制结果的必然途径:但过程控制再有效.如果结果不符合法规和相关规定,控制的目的和意义又从何而谈。对控制情况不监测,又如何知道控制结果是否符合,这些问题没有内部审核,往往不会暴露出来,内审就要督促这种状况的改变。通过内审发现问题,改进不足,加强薄弱环节,加强企业基础管理工作。

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